Recevoir un certificat de vigilance ne relève pas du simple réflexe administratif. C’est le sésame qui distingue l’entreprise en règle de celle qui navigue en eaux troubles. Ce document, délivré par l’Urssaf ou la MSA, atteste que l’employeur s’acquitte bien de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations sociales. Derrière cette formalité, un enjeu majeur : lutter contre le travail dissimulé.
Pourquoi ce certificat existe-t-il ?
Exiger un certificat de vigilance est une obligation juridique pour tout donneur d’ordre ou entrepreneur. Le Code du travail ne laisse aucune place au doute : si les déclarations sociales ne sont pas faites, l’infraction de travail caché est présumée. Pour s’en prémunir, chaque contractant doit vérifier que son partenaire respecte ses obligations auprès des organismes sociaux. Présenter ce certificat, c’est prouver qu’on a fait le nécessaire et éviter d’être inquiété en cas de contrôle.
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Lorsque la contrepartie est basée à l’étranger, la vérification s’appuie sur la législation du pays d’origine, à condition qu’elle soit équivalente en matière de lutte contre le travail dissimulé et applicable pour des activités menées en France.
Si le donneur d’ordre apprend que son partenaire n’est pas à jour, une réaction immédiate s’impose : il doit exiger une régularisation sans délai.
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Qui délivre ce certificat ?
Le certificat de vigilance devient obligatoire dès qu’un contrat atteint ou dépasse 5 000 euros hors taxes, qu’il s’agisse d’une commande, d’une prestation de service ou même de la gestion d’un dossier de négociation. Peu importe le nombre de factures ou de paiements : c’est le total qui compte.
Pour clarifier, voici les types d’opérations concernées :
- Réalisation d’une commande
- Exécution d’un service
- Gestion d’un dossier de négociation
La personne avec qui vous contractez (fournisseur, entrepreneur, sous-traitant) doit fournir ce certificat si elle exerce en France. À l’étranger, d’autres documents peuvent faire foi, à condition qu’ils prouvent la régularité sociale.
Toutes les formes d’entreprises sont concernées : société, auto-entrepreneur, association, etc. Prenons le cas d’une SASU : si son président est rémunéré, il dépend de l’Urssaf et la société doit verser les cotisations. En revanche, sans rémunération ni salarié, la SASU n’a pas de lien avec l’Urssaf et ne peut donc pas obtenir de certificat. Il reste nécessaire d’expliquer cette situation à l’Urssaf pour obtenir une attestation justifiant l’absence de cotisations.
Que doit contenir ce certificat ?
Le partenaire doit remettre un certificat de vigilance datant de moins de six mois au moment de la signature du contrat. Il couvre la dernière période déclarée auprès de la sécurité sociale. Seule la partie concernée peut en faire la demande auprès de l’organisme de recouvrement compétent.
Le document est valable six mois. Passé ce délai, il doit être renouvelé et transmis à nouveau jusqu’à la fin du contrat. Il est donc impératif d’anticiper chaque renouvellement avant expiration.
Le client doit impérativement s’assurer de la validité du certificat. Cela implique de vérifier en ligne le code de sécurité inscrit sur le document.
Les informations suivantes doivent y figurer :
- Données sur la société : raison sociale, adresse, liste des établissements concernés et numéros Siret ;
- Confirmation que l’entreprise a bien déclaré et payé ses cotisations sociales sur les six derniers mois ;
- Si des salariés sont employés, le nombre de personnes concernées et le montant total des rémunérations déclarées à l’Urssaf.
Grâce à ces informations, le donneur d’ordre peut juger si la société possède bien les ressources nécessaires pour remplir sa mission.
Dans quelles situations le certificat est-il délivré ?
L’organisme de recouvrement délivre le certificat si toutes les cotisations dues ont été réglées à échéance. Mais il existe des exceptions : le certificat peut être accordé si l’entreprise a mis en place un plan d’apurement et s’y tient, si elle a payé les cotisations mais doit encore régler des majorations ou pénalités, ou encore si un litige portant sur le montant des cotisations est en cours.
- Plan de paiement respecté pour des cotisations en retard
- Cotisations réglées mais majorations ou pénalités à solder
- Litige engagé sur le montant réclamé
En revanche, si une verbalisation pour travail dissimulé est intervenue, aucun certificat n’est délivré, même en cas de contestation juridique. Le document ne sera accordé qu’après régularisation complète des cotisations dues, indépendamment d’une éventuelle procédure de recours.
Quelles conséquences en cas de manquement ?
La vigilance ne se limite pas à une vérification de façade. Si le partenaire est finalement reconnu coupable de travail dissimulé, le donneur d’ordre devient solidairement tenu de régler les sommes dues : impôts, charges sociales, pénalités, remboursement d’aides publiques, voire indemnités au salarié concerné. Cette solidarité s’étend au périmètre du contrat en cause.
L’organisme de recouvrement peut par ailleurs décider de supprimer les exonérations et réductions de charges sociales dont bénéficiait le donneur d’ordre au titre de ses propres salariés, dans la limite de 15 000 euros pour une personne physique et 75 000 euros pour une personne morale.
Comment obtenir un certificat de vigilance en ligne ?
Tout commence par l’identification du bon organisme collecteur. Les employeurs affiliés au régime général relèvent de l’Urssaf, les indépendants du régime social des indépendants (RSI), et les acteurs du secteur agricole de la MSA. Le dirigeant doit donc savoir de quel régime il dépend avant de faire sa demande.
A) Certificat de vigilance Urssaf
Pour récupérer ce certificat, il suffit de se connecter à son espace personnel Urssaf ou d’en créer un. L’option se trouve dans la rubrique « Services supplémentaires » du compte. Depuis quelque temps, la demande ne se fait plus par courrier : tout passe par la plateforme en ligne, y compris la vérification du code d’authentification du document.
B) Certificat RSI Vigilance
Les indépendants doivent désormais passer par le site dédié à la sécurité sociale des travailleurs indépendants, le RSI ayant disparu depuis 2018. Après création d’un compte, le certificat se télécharge en ligne et peut être vérifié sur la même interface.
C) Certificat de vigilance MSA
Pour les entreprises agricoles, la procédure passe par l’espace privé du site MSA régional. Voici le chemin à suivre :
- Accéder à « Demander mes certificats professionnels »
- Sélectionner « Certificat de régularité en ce qui concerne le paiement de la sécurité sociale »
- Cliquer sur « Accéder à votre certificat »
- Afficher puis imprimer le document
La vérification du certificat se fait également via le site.
D) Certificat pour auto-entrepreneur
Les auto-entrepreneurs doivent eux aussi fournir ce document lorsqu’ils travaillent avec d’autres entreprises. Selon leur activité, ils dépendent soit de l’Urssaf, soit du RSI. Le certificat se demande directement sur le site correspondant. Attention, il faut avoir déclaré son chiffre d’affaires pour obtenir le certificat, ce qui peut poser problème lors de la première année d’activité.
Refus de certificat : que faire ?
Si l’organisme refuse de délivrer le document, il reste possible de saisir la commission de recours amiable (CRA) du centre de recouvrement. En cas d’échec, le litige peut être porté devant la juridiction compétente en matière de sécurité sociale, désormais le tribunal judiciaire depuis la disparition du TASS en 2019.
Pour le donneur d’ordre, l’absence de certificat de vigilance doit mener à une relance immédiate auprès de la contrepartie. Sans ce justificatif, mieux vaut ajourner ou rompre le contrat plutôt que de courir le risque d’une solidarité financière lourde de conséquences.
